Бизнес-кейсы как примеры использования для маркетологов и менеджеров

Бизнес-кейсы как примеры использования для маркетологов и менеджеров

Практика реальных внедрений в компаниях показывает, что если законодательная регламентация приводит к унификации бухгалтерских систем, то организация бизнес-процессов  зачастую складывается исторически, субъективно, приводя к уникальности модели учета и управления для каждой компании. Поэтому имеет смысло говорить лишь о примерных типовых решениях, в которых реализованы существенные требования. Сходные модели объединены и представлены в виде бизнес-кейсов. Ваше решение будет доконфигурированной комбинацей этих кейсов, либо под Вас будут созданы новые модели.

Бизнес-кейс — это не готовая система! В нашей библиотеке каждый кейс представлен как набор прототипов, шаблонов, моделей, которые после обсуждения и уточнения превращаются в конкретную программную систему и документацию, поставляемую Вам.

В подразделе описаны примеры решения конкретных задач с использованием предлагаемых решений. Описание ведется по следующей схеме:

  • Дается упрощенный пример задачи, взятый из практического опыта наших внедрений
  • Дается анализ задачи, скрытые риски и подводные камни, неочевидные до начала внедрения
  • Дается один из вариантов решения задачи
  • Рассматриваются сценарии усложнения задачи и приближения ее к реальной

Список примеров в формате бизнес-кейсов

1. Постановка задачи

Задача ставится на примере использования индивидуального ресурса — бланка строгой отчетности (БСО). Решение применительно к любому штучному ресурсу, обладающему уникальным инвентаризационным номером.
Компания при оформлении документа использует бланки строгой отчетности (БСО). Бланки заказываются в типографии, получение в упаковках, при получении упаковка вскрывается, бланки распределяются по местам хранения. Каждая операция с конкретным бланком (выдача, оформление, порча, возврат) фиксируется.Требуется :

  • Отслеживание БСО «заказанных, но не полученных» (в пути)
  • Оприходование, преобразование партий в штучные экземпляры
  • Распределение и учет по местам хранениям (шкафам, стойкам, складским местам, и т.п.)
  • Выдача ответственному лицу под отчет
  • Использование ответственным лицом при оформлении документа
  • Возврат испорченных бланков
  • Списание по акту

2. Анализ задачи

  • Необходима интеграция количественного учета с процессным

3. Вариант решения

1) В ходе анализа выявляем основной поток ресурса:
— поток бланков БСО

Схема процесса получения и использования БСО:

sample-bso

4) Создаем следующие виды документов и схемы закрытия:
— Приход БСО — учет в таре прихода (пачки, пакеты, коробки, и т.п.)
— Распаковка тары- получение штучных экземпляров бланков по диапазону номеров, распределение по местам хранения
— Документ на выдачу БСО ответственном лицу
— Оформление бланка
— Документ на возврат бланка от подотчетного лица
— Акт на списание бланков БСО 

5) Конфигурируем стандартную отчетность по движению для наших регистров

6) Конфигурируются используемые справочники в системе

Результат — программная система с набором форм:
— Настроечные справочники
— Документы (по типам) — общий список
— Статистика по бланкам по любому этапу: поступило, выдано, возвращено, остаток

4. Варианты расширений

  • Планирование заказов
  • Печать актов, приходных документов

Оказание сервисных услуг + учет исполнителей

1. Постановка задачи

Компания оказывает клиентам сервисные услуги по нескольким проектам. В последнее время число проектов резко возрасло, и для выполнения работ в срок понадобилось привлечение внештатных исполнителей. С этой целью возникла необходимость использовать систему со следующим функционалом:

  • Ведение финансовых взаиморасчетов с клиентами — счета, акты, оплата — в разрезе проектов.
  • Указание в счете позиций выполненных работ по каждому проекту
  • Оценка состояния взаиморасчетов, задолженностей
  • Учет заявок, полученных от клиента — описание, состояние, акцепты
  • Распределение работ по каждой заявке между исполнителями (в одной заявке м.б. несколько работ разных типов, и соотв.разные исполнители)
  • Ведение истории работ по каждой заявке
  • Учет финансовых взаимоотношений по каждому исполнителю — суммы выполненых работ, выплаты, состояние взаиморасчетов
  • Учет себестоимости и остатка по прокту

2. Анализ задачи

  • В данной постановке прослеживается смешение 4-х контуров учета — финансовый по клиентам, процессный по заявкам, процессный по работам, финансовый по исполнителям

3. Вариант решения

1) В ходе анализа выявляем 3 потока ресурса:
— финансовый поток (фин. потоки расчетов с клиентами и исполнителями объединены в поток расчетов по проекту)
— поток заявок
— поток работ

Схема потоков, соответсвующая указанным требованиям:

sample-service

4) Создаем следующие виды документов и схемы закрытия:
— Акты, Счета, Платежки
— Заявки
— Распределение работ по заявке
— Выполнение работы
— Выплата исполнителю

5) Конфигурируем стандартную отчетность по движению для наших регистров

6) Конфигурируются используемые справочники в системе

Результат — программная система с набором форм:
— Настроечные справочники
— Акты, Счета, Платежки — общий список с фильтрацией по клиенту, проекту, периоду
— Состояние взаиморасчетов с клиентами
— Состояние взаиморасчетов с исполнителями
— Заявки — общий список (с фильтрацией по статусу, клиенту, проекту, исполнителю), обобщенная статистика (аналитический OLAP-куб)
— Работы — общий список (с фильтрацией по статусу, клиенту, проекту, исполнителю), входящие/исходящие, на контроле, оперативная статистика, обобщенная статистика по состояниям (аналитический OLAP-куб)
— Проекты — список, оперативная статистика (% работ, взаиморасчеты)

4. Варианты расширений

  • Автоматические уведомления через mail
  • Печать первичных документов, полное ведение реквизитов контрагентов
  • З/п ведомости на исполнителей
  • Начисление налогов, расчеты НДФЛ
  • Личный кабинет исполнителя, удаленный доступ к нему
  • Экспорт платежек в 1С

Процесс согласования бюджетов

1. Постановка задачи

С целью упорядочиванию процедуры согласования и контроля выполнения бюджета в компании необходимо запустить систему бюджетирования, имеющую следующий функционал:

  • учет бюджетных показателей в разрезе статей, видов/продуктов
  • учет процесса согласования бюджета (см.схему), т.е. суммовые показатели в разрезе этапов (напр.,  сколько у нас на утверждении по статье «IT»)
  • возможность формирования и согласования бюджетных документов подразделениями (ЦФО)

2. Анализ задачи

  • В отличие от большинства систем бюджетирования, в данном случае необходимо «скрещивание» бюджетной системы с системой  управления Workflow (этапность, согласование, контроль, …)
  • система в процессе подготовки бюджетных документов должна допускать контроль соответствия нормативам, например, превышения остатка

3. Вариант решения

1) В ходе анализа выявляем основной поток ресурса:
— финансовый ресурс «бюджет-факт»

Схема процесса должна учитывать все необходимые этапы согласования, для каждой компании она своя, и может выглядить, например, так:

sample-budget

4) Создаем следующие виды документов и схемы закрытия:
— Бюджетная заявка
— Служебная записка
— Документ на утверждение плана
— Документы на оплату
— Фактически поступившая оплата

5) Конфигурируем стандартную отчетность по движению для наших регистров

6) Конфигурируются используемые справочники в системе (договоры, контрагенты, и т.п.)

Результат — программная система с набором форм:
— Настроечные справочники
— Документы (по типам) — общий список, входящие, исходящие, на контроле
— Итоги по бюджетам — общая статистика в форме аналитического куба (OLAP)

4. Варианты расширений

  • Поддержка нескольких версий бюджетов, принятие основного
  • Бюджеты на разные периоды — годовой, квартальный, месячный
  • Ковенное распределение бюджета согласно базам распределений косвенных расходов
  • Учет фактических расходов, сравнение «план-факт»
  • Скользящее бюджетирование (с учетом факта)

Базовая CRM (система управления клиентскими взаимоотношениями)

1. Постановка задачи

Для упорядочивания взаимодействия с клиентами компании необходима CRM-система. Требуется:

  • вести карточку клиента, содержащая реквизиты клиента, контактную информацию, маркетинговую информацию
  • предоставить удобный поиск клиентов по реквизитам, контактам
  • отслеживание изменения статуса клиента, длительности обработки по этапам, воронка продаж
  • вести историю клиентов, отслеживать звонки, выезды, письма, и т.п.
  • вести обобщенную статистику в разрезе видов деятельности, продуктов, предложений, и т.п.
  • планировать и контролировать работу служб телемаркетинга
  • контролировать работу менеджеров и кураторов
  • вести договорной учет
  • планировать и отслеживать оплаты

2. Анализ задачи

  • Для планирования и отслеживания процессных показателей (звонков, встреч) небходимо вести отдельный регистр (спец.таблицу данных) по процессу
  • Для отслеживания статуса и построения воронки продаж хранится история изменения статуса
  • Регистр должен разделять плановые и фактически проведенные мероприятия, в разрезе видов деятельности, продуктов, предложений, и т.п.
  • Кроме того, для планирования и сравнения оплат необходима поддержка регистра оплат

3. Вариант решения

1) В ходе анализа выявляем потоки ресурсов:
— поток операций по работе с клиентами (взаимоотношений)
— поток заявок-договоров (опционально)
— финансовый поток

Цветами помечены:
— синий — количественный учет договоров (план-факт)
— красный — суммовой учет платежей (план-факт)
— черный — процессный учет

sample-crm

2) Для потока операции выделяем типы:
Звонок, Встреча, … Список может пополняться пользователем.

3) Для финансового потока выделяем состояния:
План, Факт

4) Создаем следующие виды документов и схемы закрытия:
— Документ для планирования звонков и встреч
— Документ для отражения операций по взаимоотношению с клиентами
— Документ на оплату (План-Факт), при закрытии создается запись в регистре проведенных оплат

5) Конфигурируем стандартную отчетность по движению для наших регистров

6) Конфигурируются используемые справочники в системе (договоры, контрагенты, и т.п.)

Результат — программная система с набором форм:
— Настроечные справочники
— Клиенты — общий список, поиск по контактам, клиенты в работе, статистика по этапам
— История — входящие, исходящие, статистика выполнения
— Договоры — общий список
— Оплаты — общий список, оборотно-сальдовые ведомости

4. Варианты расширений

  • Календарь событий
  • Календарь оплат
  • Контроль обработки заявок с учетом нормативов
  • Дни рождения
  • Кросс-продажи и пролонгации
  • Кусты, рекомендеры
  • Маркетинговые акции

Договорной учет

1. Постановка задачи

В компании создается новое подразделение «Отдел спецдоговоров» для повышения эффективности работы со спец.клиентами. Требуется:

  • вести базу договоров с некоторой спецификацией
  • отследить процессы заключения договоров (как долго на каком этапе, причины)
  • вести историю переговоров по таким договорам, статистику результатов
  • планировать оплаты
  • отслеживать задолженности (дебиторскую и кредиторскую)

2. Анализ задачи

  • Основная тонкость — для отслеживания изменения статуса договора необходимо хранить историю изменений (а не прописывать статус на уровне договора)
  • для отчета «срок действия статуса» необходимо придумать эффективный способ получения отчетов, т.к. «в лоб» такая задача не решается
  • Для отслеживания задолженности необходимо получать остатки и обороты по принципам бухгалтерского/ управленческого учета — в разрезе контрагента, договора, периодов, и т.п.

3. Вариант решения

1) В ходе анализа выявляем потоки ресурсов:
— поток договоров (как будто на конвейере, их обрабатывают и меняют статус)
— финансовый поток

2) Для потока договоров выделяем состояния:
Новый, Обсуждение, Заключен, Завершен, Пассив, Отвергнут

3) Для финансового потока выделяем состояния:
План, Факт

4) Создаем 2 вида документов и схемы закрытия:
— Документ на изменение состояния договора, при закрытии создается запись в регистре изменения статуса договора
— Документ на оплату (План-Факт), при закрытии создается запись в регистре проведенных оплат

5) Конфигурируем стандартную отчетность по движению для наших регистров

6) Конфигурируются используемые справочники в системе (договоры, контрагенты, и т.п.)

Результат — программная система с набором форм:
— Настроечные справочники
— Договоры — общий список, документы изменений по договору, статистика изменений статуса
— Оплаты — общий список, задолженности

4. Варианты расширений

  • добавляются другие виды расчетов, напр., с внутренними подразделениями (аквизиция)
  • требуется оценка себестоимости подразделения с учетом накладных (косвенных) расходов, расходов на ведение дела, и т.п.
  • необходим косвенный учет трудозатрат по группам доходности клиентов (ABC-анализ)
  • несколько отделов ведут свои непересекающиеся базы клиентов, а Управление видит общую картину
Please follow and like us:

Оставьте ответ

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *